Tiến hành một cuộc họp báo: các quy tắc cơ bản

Các nhà báo rất đánh giá cao sự tham gia của các cuộc họp báo, vì họ cung cấp cơ hội để nhận được những thông tin có liên quan nhất ngay từ đầu. Họ có sự tham dự của đại diện của các công ty lớn, những người nổi tiếng. Có cơ hội để thu hút sự chú ý đến bất kỳ vấn đề, để giới thiệu một loại hình dịch vụ mới, để nói về những thành công mà công ty đã đạt được. Rốt cuộc, một cuộc họp báo là một sự kiện trọng tâm trong đó nhiều vấn đề và nhiệm vụ quan trọng đang được giải quyết. Vì vậy, điều quan trọng là biết cách tổ chức sự kiện một cách chính xác.

Các tổ chức lớn quan tâm đến việc bảo hiểm khách quan trong các phương tiện truyền thông về các hoạt động của họ, trước tiên đưa ra một kế hoạch về tần suất các cuộc họp báo. Ngoài ra, tần số của các sự kiện như vậy nói về lòng tin vào báo chí và có thể tạo ra một cảm giác ổn định. Các tổ chức trung bình phải tự xác định những gì sẽ là tối ưu cho họ. Các nhà báo thường được mời mỗi tháng hoặc hàng quý.

Có suy nghĩ về chủ đề chính của sự kiện (câu chuyện về tình hình trên thị trường, trình bày các dịch vụ mới của công ty, phân tích các hoạt động cho quý), cần phải xây dựng nó một cách rộng rãi. Cần có âm thanh để thu hút sự chú ý tới cuộc họp báo sắp tới.

Điều đáng mong muốn là việc tổ chức một cuộc họp báo không trùng với các sự kiện trong khu vực, thành phố hoặc các sự kiện lớn có thể làm phân tâm một phần đáng kể các nhà báo. Thời gian tối ưu để tổ chức một cuộc họp báo sẽ là giữa tuần, không muộn hơn bốn giờ chiều. Cũng không được mong muốn rằng sự kiện của bạn trùng với sự kiện của bạn sẽ do các nhà chức trách tổ chức.

Khi lựa chọn một nơi mà một cuộc họp báo được lên kế hoạch, người ta nên tiến hành từ khả năng của tổ chức. Căn phòng phải đủ rộng rãi để chứa được ít nhất 20 người, nhưng mặt khác, không nên có nhiều không gian trống, để không tạo ra ý nghĩa không đáng kể của sự kiện. Bạn nên chú ý đến việc có micrô trong phòng, nếu cần, chăm sóc sự hiện diện của màn hình chiếu. Nếu các nhà báo được mời từ truyền hình, họ cần phải cung cấp một nơi miễn phí để lưu trữ máy ảnh truyền hình.

Để chuẩn bị và tổ chức một cuộc họp báo đã được tổ chức ở mức cao, cần phải có một danh sách các phương tiện truyền thông, đại diện của họ sẽ tham gia vào sự kiện này. Hai tuần trước khi diễn ra hội nghị, các nhà báo được gửi thông cáo báo chí, cũng như lời mời, trong đó có chủ đề của sự kiện, tên của nhà báo, ngày và địa điểm. Nếu địa chỉ nằm trên một đường phố ít được biết đến, tốt hơn là nên cung cấp lời mời với một chương trình giao thông. Vào đêm trước của sự kiện, để làm rõ số lượng khách, nhà báo cần gọi. Rốt cuộc, họ có thể quên lời mời hoặc không nhận được thông cáo báo chí.

Trước khi bắt đầu hội nghị, người tham gia đăng ký. Danh sách các nhà báo được mời sau đó được tiếp nhận bởi chủ nhà của sự kiện. Tổ chức họp báo Tạo ra một không khí hiếu khách, bạn cần phải chăm sóc các bảng cho các nhà báo, trên đó đặt tên của các phương tiện truyền thông.

Đối với các nhà báo, họ chuẩn bị các gói trình bày đặc biệt có chứa "tài liệu phát tay", bao gồm thông cáo báo chí, danh sách những người trong buổi họp báo, tài liệu quảng cáo và quảng cáo.

Thư ký báo chí, người tổ chức cuộc họp báo, mở ra sự kiện, công bố chủ đề của nó, sau đó trình bày những người đưa ra cuộc họp báo. Ngoài ra, nhiệm vụ của ông bao gồm giám sát các quy định. Thư ký báo chí phải có khả năng tiến hành đối thoại. Ông phải điền vào tạm dừng khi một cuộc trò chuyện xảy ra.

Trên bàn, sau đó ngồi những người đưa ra cuộc họp báo, cần đặt những mảng bám với tên và vị trí của họ. Đối với các sự kiện được thiết kế trong một thời gian dài, bạn nên nghỉ ngơi nghỉ giải lao, thăm quan nhà vệ sinh và phòng hút thuốc.