Luồng công việc trong tổ chức là gì

Bất kỳ công ty nào cũng phải phản ánh các quy trình xảy ra trong hồ sơ. Cần thiết cho tổ chức nội bộ, yêu cầu lập báo cáo tại các cơ quan giám sát khác nhau. Và tất cả các giấy tờ và thông tin được sử dụng liên tục được cập nhật: một số xuất hiện, những thứ khác trở nên lỗi thời. Vâng, cuối cùng, có một sự trao đổi giữa các đơn vị, phòng ban, chuyên gia. Toàn bộ quá trình này là luồng tài liệu trong tổ chức.

Bản thân tài liệu là một đối tượng vật chất mà thông tin được ghi lại dưới dạng văn bản, ghi âm hoặc hình ảnh. Hai loại cuối cùng không được coi là tài liệu của pháp nhân một thời gian. Tuy nhiên, bây giờ, khi tổ chức quản lý tài liệu điện tử đang phát triển ở mức chưa từng thấy, các công thức như vậy không ai ngạc nhiên. Tài liệu dành cho lưu trữ và chuyển thông tin này cho người khác, và các phương pháp bảo vệ chống lại sử dụng trái phép được cung cấp.

Làm thế nào để bắt đầu một quy trình làm việc cho các doanh nghiệp nhỏ

Đương nhiên, có một số nguyên tắc cần phải được tôn trọng khi lưu hành tài liệu trong tổ chức được hình thành. Chúng ta hãy mô tả chúng cho các thực thể pháp lý mới được tạo ra.

Điều đầu tiên cần làm là tạo ít nhất một sổ đăng ký ngắn các tài liệu cần thiết trong hoạt động. Không có luật như vậy, nơi mà họ sẽ được ghi chép kỹ lưỡng. Nhưng có một thực tế.

Phải có quy chế, giấy chứng nhận đăng ký, v.v. Tất cả các tài liệu bắt đầu với họ, mà lần đầu tiên sẽ phù hợp trong một tập tin.

Nhưng sau đó các tài liệu chính cũng sẽ được tích lũy , và bằng cách đó, phải được giữ trong ít nhất năm năm. Điều này bao gồm các hoá đơn, hóa đơn, tài liệu thanh toán - bất cứ điều gì có thể xác nhận tính pháp lý của các giao dịch. Đây được coi là hạng mục quan trọng nhất.

Ngoài ra, luồng tài liệu trong tổ chức nên cung cấp cho việc tích lũy các hợp đồng với các đối tác và các đối tác - những thỏa thuận đi kèm với doanh nhân trong suốt hoạt động của mình. Ở đây bạn có thể sử dụng kinh nghiệm của người tiền nhiệm. Khi ký hợp đồng thuê phòng, bằng cách ký một hợp đồng với một công ty nước ngoài, bạn có thể sử dụng các mẫu mẫu. Họ kết hợp các điều khoản bắt buộc với những điều mà bạn có thể chủ động.

Cuối cùng, có các văn bản nội bộ được tạo ra trong các phòng ban và vĩnh viễn để lại trong các ô trong tủ văn phòng. Điều này bao gồm nhiều loại quy định, hướng dẫn, đơn đặt hàng, báo cáo và vân vân. Một dòng riêng biệt chỉ có thể được gọi là tài liệu về thù lao lao động của người lao động. Có các yêu cầu nghiêm ngặt về lập pháp và về các điều khoản lưu trữ trong kho lưu trữ.

Phải làm gì để làm cơ sở?

Do đó, để tạo ra quy trình công việc thỏa đáng hơn hoặc ít hơn trong tổ chức, cần phải xem xét lại rất nhiều hướng dẫn và luật pháp. Nhưng bạn có thể tư vấn và một số khác: lấy mẫu như là một thực thể pháp lý tương tự với chế độ đánh thuế tương tự và có lịch sử hoạt động. Và nếu đã có một cuộc kiểm toán thuế, thì bạn có thể nhận được một cuộc tư vấn chất lượng tốt.

Kết quả là việc lưu thông tài liệu của một tổ chức được xếp hạng như một doanh nghiệp nhỏ không phải là rất khó khăn để tổ chức. Chỉ cần thể hiện một sự tinh tế.

Nó khó khăn hơn trong các công ty lớn, nơi đây là toàn bộ hệ thống, nơi lưu hành tài liệu đi qua một chu kỳ hoàn chỉnh: tạo, đăng ký, chuyển tiếp tới người nhận hoặc chuyển giao cho người biểu diễn, làm quen và cuối cùng là thực hiện. Họ thậm chí cung cấp sơ đồ quy trình làm việc - các sơ đồ phản ánh thủ tục cho sự di chuyển của tài liệu, ngay từ khi chúng được tạo ra để chuyển sang lưu trữ. Đương nhiên, thống nhất là không thể ở đây vì sự khác biệt trong cơ cấu của doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi tổ chức phát triển các biểu đồ một cách độc lập.