Phần mềm Quản lý Tài liệu

Phần mềm này ban đầu được phát triển theo khẩu hiệu "Chúng tôi sẽ đơn giản hóa quy trình công việc". Nhưng tất cả những người có liên quan đến việc lưu thông tài liệu này vì họ bận 8 tiếng một ngày và vẫn kinh doanh. Các chương trình không miễn phí giờ làm việc. Ít nhất, phần lớn các sản phẩm phần mềm hiện có cho công việc đã làm cho công việc phức tạp hơn và phức tạp hơn. Điều duy nhất thành công với các lập trình theo hướng này là sự phụ thuộc hoàn toàn của doanh nghiệp vào hoạt động của các chương trình của họ.

Ví dụ, cách đây không lâu tôi là nhân chứng của một báo cáo kế toán rằng họ không thể tính toán và giải phóng một người nghỉ phép. Các điều kiện đã được cụ thể cụ thể, nhưng cuối cùng tất cả mọi thứ đã được trong mã số lao động hiện tại. Và lý do rõ ràng duy nhất cho việc từ chối nhân viên là không có khả năng chương trình kỳ nghỉ tiêu hóa tình huống đề xuất. Một người đã được cung cấp một số lựa chọn điển hình, nhưng như vậy mà họ đã được đầu tư vào các chức năng sẵn có của phần mềm kế toán. Đồng thời, lý do chính là càng nhiều càng tốt ẩn và nổi lên, chỉ sau khi nhân viên đã đi đến nguyên tắc và bắt đầu nhấn mạnh vào riêng của mình. Cuối cùng những gì sẽ xảy ra? Chương trình nên cải tiến quy trình sản xuất, và trên thực tế áp đặt các hạn chế bổ sung đối với chúng.

Hoặc một ví dụ từ cuộc sống của chính bạn. Tôi có một loại sở thích - lập trình trong một môi trường VBA. Trong nhiều năm làm việc trong văn phòng, đã có hơn một chục "kiệt tác" khá phức tạp và một loạt các tác phẩm nhỏ đã được tạo ra, trong đó chỉ có một người đã quen, và một điều cần phải sàng lọc. Và từ quan điểm lập trình, đây là các macro thực sự phức tạp hoạt động và xử lý một lượng lớn thông tin. Và tất cả đều hoạt động tốt. Một thời gian. Nhưng chỉ có nghệ thuật ở dạng tinh khiết của nó mới trở nên không áp dụng được. Từ lần thực hiện thành công gần đây, tôi nhớ chương trình viết lại văn bản được thực hiện dưới vba cho Word và chương trình thu thập báo cáo hàng tháng trong Excel.

Từ quan sát của tôi và những thí nghiệm không thành công tôi có thể đưa ra một số tiêu chí bắt buộc để có được một chương trình thực sự có thể bắt rễ và hữu ích trong văn phòng:

• - Nếu kết quả cuối cùng của chương trình là một tài liệu, thì nó phải được phát hành theo một định dạng thuận tiện cho việc chỉnh sửa thủ công. Không chỉ in, mà còn trong một tập tin thuận tiện cho những thay đổi. Nếu sau đó những thay đổi này sẽ vẫn còn trong lịch sử, sau đó chúng ta lưu các tập tin sửa đổi.

• - Mặt khác, chương trình có thể nhập thông tin bởi bất kỳ người dùng nào, một mô-đun theo dõi và nhắc nhở việc sửa lỗi do một số chuyên gia hạn chế

• - Khi nhập dữ liệu từ người biểu diễn, chỉ yêu cầu các danh sách. Không nên có bất kỳ hiệp hội. Tất cả các bổ sung trừ phải được thực hiện bởi chương trình. Cung cấp cho mọi người cơ hội để đếm số dòng và từ 10 người 1 sẽ đếm không chính xác, và 1 theo cách riêng của họ.

• - khi nhập dữ liệu, phần mềm nên cung cấp cơ hội để lại hầu hết các lĩnh vực trống rỗng với khả năng để điền chúng vào sau. Hãy suy nghĩ một trăm lần trước khi yêu cầu một trường bắt buộc.

• - Tự động hóa phức tạp chỉ có thể cho các hành động nguyên thủy nhất. Và vì các quy định nghiêm ngặt thực tế không bao giờ tồn tại, chỉ những hoạt động thường xuyên nhất cần phải được tự động hóa. Chương trình nên là một công cụ chứ không phải là một sự thay thế cho người biểu diễn.

Bạn không thể tin, bạn có thể kiểm tra, nhưng bỏ qua những điều trên sẽ dẫn đến kết quả là tự động hóa sẽ là một bệnh trĩ quan liêu. Và sau tất cả, tôi muốn có được hạnh phúc tự động ở mọi nơi.