Thủ tục giấy tờ - đó là những gì? quản lý văn phòng và quản lý tài liệu

Sự thành công của các hoạt động của nhiều tổ chức phụ thuộc vào một công việc xây dựng đúng cách. Mỗi nhân viên, chứ chưa nói đến người đứng đầu thậm chí nhiều hơn, để hiểu thủ tục giấy tờ. nó là gì, đặc điểm của nó là gì, loại chính, và được đưa vào tài khoản trong việc tổ chức công việc?

khái niệm cơ bản

Mỗi công ty, bất kể tình trạng của mình và số lượng nhân viên trong quá trình hoạt động kinh doanh sản xuất và xử lý một số lượng lớn các tài liệu. Tất cả trong số họ thuộc về các văn bản về tổ chức và hành chính. Các khái niệm chính trong lĩnh vực này bao gồm quản lý hồ sơ và quản lý tài liệu.

hoạt động gọi thủ tục giấy tờ để đảm bảo việc tạo ra các tài liệu chính thức, cũng như tổ chức công việc với họ. Đổi lại, dưới sự tài liệu để hiểu một hoạt động nhằm tổ chức thực hiện phong trào của các văn bản trong công ty từ lúc chúng được tạo ra hoặc nhận được trước khi hoàn thành công việc với họ (gửi tới người nhận, giao hàng vào kho lưu trữ).

Thường tổ chức văn phòng lựa chọn một hoặc nhiều nhân viên giám sát quá trình này.

Không có doanh nghiệp không thể tồn tại một cách độc lập của pháp luật. Nó quy định lưu trữ hồ sơ và thủ tục giấy tờ. Câu hỏi trong các khu vực này quyết định bí thư, lưu trữ hồ sơ, nhân viên của bộ phận nhân sự.

văn phòng làm việc dựa trên các dữ liệu chốt thông qua việc tạo ra một giấy hoặc các công cụ điện tử. Về vấn đề này, có giấy tờ có nghĩa là, sự chuyển động của một tài liệu từ thời điểm thành lập để thực hiện nó. Quy trình làm việc có thể được chia thành nội bộ và bên ngoài.

lưu hành nội bộ của văn bản được trình bày bởi các giai đoạn sau:

1. Phát triển văn kiện dự án.
2. Hài hòa với quản lý.
3. Việc ký kết các tài liệu.
4. Hồ sơ đăng ký: ngày và số (sau khi công bố các tài liệu, nó được coi là chấp nhận để thực hiện).
5. Đưa thông tin đến người nhận và kiểm soát.
6. Thực hiện.
7. Việc công bố các văn bản thực hiện.
8. Tiêu huỷ hoặc lưu trữ chứng khoán, mà hạn đã hết hạn.

kim ngạch bên ngoài bao gồm các bước sau:

1. Nhận được tài liệu trong công ty.
2. Đăng ký nhận tài liệu (bắt buộc để kiểm soát thực hiện các văn bản).
3. Đối phó với sự tương ứng: người quen, thực hiện.
4. phản ứng đăng ký nếu cần thiết.
5. Làm cho lưu trữ hoặc tiêu hủy.

Tài liệu quản lý đối với các trường hợp:

• đường lên (từ nô lệ cho người đứng đầu);
• downlink (từ người đứng đầu để nô lệ);
• ngang (giữa cấp dưới).

Mỗi chuyển động của bất kỳ tài liệu cần được ghi lại trong một đăng ký đặc biệt. Đây có thể là một cuốn sách nhật ký, tài liệu, thẻ, tạp chí điện tử, vv

người chịu trách nhiệm

Một số nhân viên không đi sâu vào các thủ tục giấy tờ. Những gì nó là, là cũng nhận thức được Bộ trưởng, bởi vì đó là nhiệm vụ của mình - để làm theo các quy trình làm việc trong tổ chức. Thư ký có trách nhiệm thực hiện chức năng chính là cung cấp các tài liệu văn phòng. Căn cứ vào hình dạng và tính năng làm việc, văn phòng làm việc có thể được chia thành:

1. Tập trung. Tất cả các thư ký trong một bộ phận và là đối tượng của một ông chủ duy nhất. Đây có thể là một thư ký cấp cao hoặc nhân viên bán hàng.
2. Phân cấp. Bí thư, cũng như những nhân viên có thể thực hiện nhiệm vụ của mình, làm việc trong các bộ phận khác nhau của công ty và là cấp dưới để chỉ huy khác nhau.
3. Trộn. Thường được tìm thấy trong các doanh nghiệp lớn. tổ chức văn phòng sẽ phụ thuộc vào loại của Ban Bí thư nhận được.

Trong các tổ chức nhỏ hơn, chức năng nhân viên lễ tân có thể được thực hiện bởi bất kỳ người lao động mà nhiệm vụ này được giao, hoặc là người đứng đầu. Nếu các chức năng này không được nêu rõ trong hợp đồng của người lao động của lao động, nó là cần thiết cho việc thực hiện các thỏa thuận bổ sung của họ phát hành, nơi họ sẽ được liệt kê, và cần xác định số tiền thù lao cho việc thực hiện nhiệm vụ Clerk.

hướng dẫn

Không phụ thuộc vào kích thước của công ty và hình dạng đầu của nó không nên bỏ qua sự tồn tại của quản lý hồ sơ thủ công.

Hướng dẫn - không chỉ là một hành động quy định, cho phép thành lập quản lý hồ sơ. nó là gì? Đây là một tài liệu nội bộ của công ty, được sự chấp thuận của thứ tự của các lãnh đạo mà không có ngày hết hạn.

Có văn bản các giai đoạn chính của phong trào, đưa ra danh sách cán bộ người có quyền đăng ký một tài liệu cụ thể được mẫu điền và đăng ký hình thức.

gia công phần mềm nhân sự

Xem xét gia công phần mềm nhân sự. nó là gì? Nếu tổ chức của bạn hoạt động ít nhất một người, sau đó nó là bắt buộc Infest các tài liệu có liên quan.

Theo HR phong trào gia công phần mềm hiểu tài liệu cụ thể liên quan đến công việc của các hoạt động công dân. Trong những trường hợp thường xuyên, sự ra đời của một tài liệu như vậy được gán cho các nhân viên của bộ phận nhân sự. Họ phải chấp nhận các tài liệu từ người lao động, xử lý và lưu trữ chúng trên các hướng dẫn quy tắc quy định. Bên cạnh đó, nhiệm vụ của mình bao gồm xử lý dữ liệu cá nhân, bao gồm nhạy cảm.

gia công phần mềm nhân sự được thực hiện riêng rẽ với các chung, phù hợp với các quy tắc bảo mật.

tối ưu hóa

Trong thời đại công nghệ cao và tin học hóa, có rất nhiều công ty, chứ không phải nhỏ, những người tiếp tục thực hiện các văn bản giấy. tài liệu văn phòng vẫn được ghi lại trong các tạp chí thông thường và chữ được gửi qua bưu điện.

Đây là, trước hết, do sự miễn cưỡng của người lao động để đào tạo lại, và thứ hai, không phải ai cũng có sự hỗ trợ tài chính. Nhưng mỗi nhà lãnh đạo phải nhận ra rằng rất nhiều đầu tư vào việc tối ưu hóa trong tương lai có thể làm giảm đáng kể chi phí của công ty.