Phạm vi trong các giao dịch là gì

Để giữ đúng hồ sơ, bạn phải biết những gì các thuật ngữ. Theo định nghĩa, thuật ngữ gọi là sáng tác của một hệ thống nhất định danh sách chuyển giao những thông tin chi tiết, vật liệu, kết cấu, được sử dụng sản xuất. Trong biên soạn danh sách này, mỗi tài liệu nói thông thường được gán mã số, chữ hoặc kết hợp chữ và số - số chứng khoán.

Danh pháp giấy tờ công việc - đó là có hệ thống trong danh sách nội dung các giấy tờ chính thức (hoặc các trường hợp) được thực hiện trong hoạt động của bất kỳ tổ chức. Danh pháp xác định bao lâu giấy sẽ được lưu trữ và được thực hiện ra theo thứ tự nào. Ví dụ, trong các cơ sở giáo dục của cấp trung học tạp chí (Gymnasium) trường lưu giữ bởi giám đốc nghiên cứu thêm 5 năm sau khi phát hành của học sinh.

chức năng cơ bản

Mục tiêu chính khi soạn thảo các trường hợp danh pháp - để làm công việc của bộ máy hành chính hoàn hảo hơn, năng suất cao, thoát khỏi Toffees quan liêu. giải pháp hiệu quả và tính đến nhiều vấn đề, các hoạt động của toàn bộ tổ chức thường tùy thuộc vào thứ tự mà các tài liệu được lưu giữ, làm thế nào một cách dễ dàng mà họ có thể theo yêu cầu để tìm tốt như thế nào chúng được phân loại và hệ thống hoá. phân loại đúng cho phép không chỉ nhanh chóng làm việc với các tài liệu, nhưng cũng làm cho nó dễ dàng hơn để làm việc với các tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Hãy xem xét các ví dụ về những gì các danh pháp của vấn đề, và các hướng dẫn trong đó là hiệu quả nhất.

• Hệ thống hóa văn - nơi các tài liệu đã được sử dụng trong mọi trường hợp (soạn thảo hợp đồng, giao dịch, kết thúc của vụ án hình sự, quy hoạch thẻ báo cáo, vv), và sau đó đi ra ngoài sử dụng tích cực, theo danh pháp, chúng được lưu trữ trong các tổ chức theo một trật tự nhất định . Điều này áp dụng cho cả hai giấy và điện tử, lưu trữ trong cơ sở dữ liệu máy tính.
• Nội dung của các thông tin về cho các tài liệu được lưu trong bao lâu, bao lâu nó có thể có hiệu quả. Trong mỗi trường hợp nằm trong phạm vi, có nó thời gian quy định riêng để lưu các tài liệu chứa trong nó. Các tài liệu có giá trị hơn và quan trọng, còn nó sẽ tồn tại. Ví dụ, khi làm việc với các tài liệu theo đúng nghĩa là đánh giá của họ - một loại đánh giá chuyên gia. Nó giúp để làm việc với và bằng hành động.
• Bảo vệ indexing giao. Phạm vi của các doanh nghiệp thường được sử dụng trong quá trình hồ sơ đăng ký và trường hợp chỉ số nomenclatural trở thành một phần không thể thiếu của số đăng ký của tài liệu. Điều này có thể được quan sát trong quá trình chuẩn bị của hàng tồn kho, khi tại nơi làm việc hoặc trong việc thành lập của hàng tồn kho đi.
• Thực hiện vai trò tham khảo trong việc nghiên cứu cơ cấu tổ chức của tổ chức, vv
• Các thủ tục giấy tờ được coi là cơ sở cho việc kiểm kê các trường hợp với thời gian lưu trữ vĩnh viễn hoặc tạm thời và các tài liệu kế toán.
• Nó được sử dụng như một mẫu, các chương trình để tạo và giấy chứng nhận nộp hồ sơ sử dụng.

Do đó, một kiến thức tốt về những gì trong phạm vi và kỹ năng làm việc với nó là cần thiết trong bất kỳ tổ chức hoặc tổ chức trong doanh nghiệp. Danh pháp nên áp dụng đối với tất cả các hoạt động tổ chức tài liệu.

phân loại danh pháp

Trong thuật ngữ có các tiêu chuẩn và yêu cầu trong thiết kế của riêng mình, họ không thể bị phá vỡ. Chúng được đặt ra trong hướng dẫn sử dụng đặc biệt và hướng dẫn về việc lưu trữ hồ sơ.

Được chấp nhận cung cấp ba loại danh pháp kinh doanh:

• điển hình;
• gương mẫu;
• được thiết kế riêng cho một tổ chức cụ thể.

là những gì một loạt các loại, rõ ràng từ tên - là một văn bản quy phạm, họ thành lập các thành phần của trường hợp sử dụng trong các tổ chức cùng loại.

Phạm vi xấp xỉ được thiết kế để thiết lập các thành phần tương đối của các trường hợp mà có được lại tổ chức lưu giữ hồ sơ, nơi phạm vi được phân phối. thủ tục tố tụng như vậy không phải mẫu bản quy phạm và kiến nghị. Một tính năng đặc biệt - các tài liệu thuộc loại này được quy định chỉ mục.

danh pháp giáo sĩ tiêu biểu và gương mẫu được phát triển bởi tổ chức phụ huynh cho các tổ chức trực thuộc.

Cá nhân phạm vi - được thiết kế đặc biệt cho một tổ chức cụ thể, và có tính đến các chi tiết cụ thể các hoạt động của nó. Một mẫu được lấy thường là một sự thay đổi điển hình hoặc gương mẫu và cần thiết được thực hiện đối với họ.