Các định mức cơ bản và quy tắc của nghi thức kinh doanh của một nhân viên văn phòng và một công chức

Khi bạn bắt đầu làm việc, bạn sẽ sớm nhận ra rằng khả năng tuân thủ các quy tắc cơ bản của nghi thức kinh doanh góp phần vào sự thành công của nghề nghiệp trong mọi lĩnh vực và được đánh giá cao bằng những phẩm chất kinh doanh. Nó sẽ giúp bạn dễ dàng phù hợp với bất kỳ nhóm nào và nhanh chóng đạt được sự tín nhiệm từ các đồng nghiệp và quản lý, đặc biệt nếu bạn nhanh chóng nắm bắt được sự khác biệt giữa công việc và phong tục thế tục và tìm hiểu cách lựa chọn đúng cách hành xử.

Các quy tắc cơ bản về nghi thức kinh doanh

Cách cư xử tốt trong văn phòng hoặc văn phòng của chính phủ có phần khác với những gì được coi là phong nha bên ngoài giới hạn của thế giới.

• Nếu lãnh đạo là một người đàn ông, phụ nữ không nên đợi anh ta đứng lên khi họ vào văn phòng. Mặc dù có những người đàn ông có trình độ học vấn cao trong số những người đứng đầu, những người có thói quen này đã mang lại phản xạ và luôn đứng lên khi một phụ nữ bước vào phòng, nhưng đây là một ngoại lệ. Và để nó được dễ chịu, nhưng vẫn còn một giai điệu thế tục tại nơi làm việc là không phù hợp. Trong văn phòng, cơ quan nhà nước, người đứng đầu tiên bước qua cửa trước, và khi bạn đi kinh doanh, anh ta vào xe trước.
• Những từ "cảm ơn" và "xin vui lòng" trong môi trường làm việc thậm chí còn hấp dẫn hơn trong "đời sống xã hội". Cảm ơn các đồng nghiệp của bạn về bất kỳ dịch vụ nào không đáng kể, và đừng quên "từ kỳ diệu" khi bạn đang xin một yêu cầu hoặc chỉ đơn giản chuyển yêu cầu từ cấp trên sang một người từ nhân viên.
• Luôn mỉm cười, chào mừng với các đồng nghiệp, và trả lời với một nụ cười để lời chào của họ.
• Nói chuyện với mọi người một cách bình thản, từ thiện và cho họ những dấu hiệu quan tâm, bất kể giới tính của họ.
• Nếu người đàn ông đi trước bạn đến cửa, rất nhiều tài liệu, vượt qua anh ta để mở cửa và để anh ta vượt qua. Trợ giúp trong văn phòng nên luôn là một trong những người mà nó thuận tiện hơn và tiện dụng, tuy nhiên, trong quan hệ chính thức có một hệ thống phân cấp rõ ràng mà bạn phải cảm thấy và hỗ trợ. Điều này không có nghĩa là bạn phải nhút nhát trước các nhà chức trách hoặc chú ý đến từng từ, không, nhưng bạn phải tôn trọng người đó.

Các nguyên tắc kinh doanh được chấp nhận có thể khác biệt đáng kể không chỉ trong các ngành công nghiệp khác nhau, mà còn trong các công ty riêng lẻ. Tuy nhiên, có những quy tắc phải được tôn trọng bởi cả nhân viên văn phòng và công chức. Trong số đó - tuân thủ đúng giờ, phù hợp hình ảnh của công ty trong quần áo, khả năng giữ bí mật và khả năng để lại những vấn đề cá nhân ngoài công việc. Hãy nói chi tiết hơn về các quy tắc này.

Sự cần thiết phải làm mọi thứ đúng giờ

Các quy tắc của nghi thức kinh doanh trong văn phòng, cơ quan nhà nước yêu cầu bạn luôn phải làm việc đúng thời gian, thực hiện tất cả các công việc đúng giờ. Sự chậm trễ không thể chấp nhận, sự chậm trễ trong công việc, mà phải được bàn giao đúng thời điểm đã hứa.

Không bao giờ bỏ lỡ các cuộc họp kinh doanh, hãy đến với họ trước, để không gây nguy hiểm cho danh tiếng của công ty, không chỉ của riêng bạn. Nếu bạn cần ở lại, cảnh báo trước, chính quyền nên được thông báo bạn đang ở đâu. Hãy nhớ rằng tuân thủ tính chính xác, đúng giờ trong tất cả các vấn đề là một quy tắc không thể thiếu của các nghi thức kinh doanh của một công chức và nhân viên văn phòng, cũng như tôn trọng người khác, tự nhiên cho bất kỳ người có giáo dục nào.

Làm thế nào để ăn mặc đúng cách trong văn phòng hoặc dịch vụ công cộng

Cần phải tuân thủ các nguyên tắc chung được chấp nhận về nghi thức kinh doanh trong quần áo.

• Sự xuất hiện của nhân viên phải phù hợp với hình ảnh của công ty, tạo ấn tượng tốt đẹp, và khi bạn làm việc trong một cơ quan nhà nước, điều này thậm chí còn quan trọng hơn.
• Phụ nữ nên đeo váy và áo dài không quá đầu gối, quần tây được cắt đúng. Không được chấp nhận mặc quần áo có màu sáng, hào nhoáng với sequins, sequins, và những thứ chặt chẽ để làm việc trong văn phòng.
• Người đàn ông nên theo phong cách kinh doanh, mặc quần áo, quần, áo sơ mi bằng cà vạt hoặc không. Jeans và áo len tốt nhất bị loại khỏi tủ quần áo làm việc.
• Tại nơi làm việc, bạn có thể mặc trang sức khiêm tốn, hòa hợp với quần áo, cũng như các bộ phận khác của trang phục.

Chính sách Bảo mật

Bạn sẽ có thể giữ bí mật công ty, bất kỳ giao dịch nào, mà không truyền bá chủ đề này với đồng nghiệp hoặc với người thân của bạn. Không đọc thư cho người khác, truyền tải tất cả các tin nhắn trực tiếp, không có người trung gian và người không có thẩm quyền. Nếu bạn cần gửi fax, hãy gọi cho người nhận trước để có thể có mặt ở đó và cá nhân có thể nhận được tài liệu hoặc thư. Đừng nhầm lẫn cuộc sống cá nhân của bạn với công việc, không nói về những vấn đề trong cuộc sống, tìm kiếm sự an ủi hoặc nhờ giúp đỡ từ các đồng nghiệp. Trong văn phòng, điều quan trọng là phải duy trì sự tự chủ và tâm trạng thoải mái, bất kể tâm trạng xấu. Các nguyên tắc kinh doanh của một công chức và nhân viên văn phòng phải được tuân thủ chặt chẽ.

Bạn và các ông chủ của bạn

Các quy tắc của nghi thức kinh doanh cho cấp dưới bao hàm một lời kêu gọi từ xa, không thể chuyển nhượng cho người quản lý. Ngay cả khi ông chủ (ông chủ) - một cô gái hoặc một cậu bé chỉ hơi lớn tuổi hơn bạn, nó là giá trị nói rằng "bạn". Nếu bạn ở văn phòng điều hành, và bạn có một đối tác kinh doanh hoặc một ông chủ khác, ở lại với bạn hoặc để lại - anh ta phải quyết định nếu anh ta yêu cầu bạn rời đi, không có lý do để cảm thấy đau. Nếu một ngày nào đó ông chủ đánh giá bạn với sự hiện diện của người lạ, đừng trả lời ông ta như vậy. Nếu bạn buồn, đừng nhảy ra khỏi văn phòng, cố gắng lặng lẽ ra ngoài và tìm một nơi hẻo lánh nơi bạn có thể bình tĩnh lại. Đừng thảo luận về những gì đã xảy ra với các đồng nghiệp. Tìm ra mối quan hệ với nhà lãnh đạo có thể là trong giờ nghỉ, bình tĩnh lắng nghe mong muốn của mình và tuyên bố yêu cầu của họ. Các ông chủ cao hơn, vai trò của bạn càng khó khăn, và trong một số trường hợp, điều quan trọng là phải nhớ các quy tắc của nghi thức kinh doanh. Nếu bạn phải chi tiêu một người đặc biệt được tôn trọng dọc hành lang của tổ chức, bạn cần phải mở cửa để bỏ lỡ một khách quan trọng, và sau đó di chuyển bên cạnh anh ta, tụt lại phía sau chỉ một phần tư bước. Nếu các hành lang nhánh, bạn sẽ phải chỉ ra hướng với một cử chỉ thanh lịch. Nếu hành lang gió, bạn có thể nói "Để tôi đi bộ" và sau đó sẽ an toàn khi đi tiếp.

Một vài lời nói về cách cư xử tồi

Có những quy tắc và nguyên tắc kinh doanh, rõ ràng cho tất cả nhân viên: không đọc thư của người khác, nói chuyện lịch sự, bận rộn, thân thiện với đồng nghiệp và giữ khoảng cách với chính quyền. Nhưng đôi khi làm việc từ các quy tắc này một ngoại lệ được thực hiện, ví dụ, khi bạn cần tìm một tài liệu trong một bảng với một nhân viên khác không. Hành vi chung trong các dịch vụ và trong văn phòng nên được phong nha, với cách cư xử hoàn hảo. Luôn luôn bạn cần theo dõi hành vi của bạn, khi bạn đi bộ, giao tiếp, ngồi. Hãy nhớ rằng không sao để chạm vào mũi, tai, tóc hoặc các bộ phận khác của cơ thể.

Điều gì không thể làm được tại nơi làm việc trong mọi trường hợp:

• Nhai, nhai răng.
• Gnaw bút mực, bút chì, giấy hoặc móng.
• Để sửa trang điểm, làm móng, sơn môi tại nơi làm việc là những quy tắc cơ bản của nghi thức kinh doanh đối với thư ký.
• Ngáp, không che miệng.
• Gập chân lên bàn, đặt chân lên chân

Mỗi ngày bạn cần:

• Giữ một bộ quần áo sạch, tóc, cơ thể, sử dụng thuốc khử mùi, nhưng không phải nước hoa.
• Có một khăn tay gọn gàng với bạn.
• Để kiểm soát sức khoẻ của răng.

Những quy tắc và mong muốn này là những tiêu chuẩn không thể thiếu của nghi thức phép xã giao, chúng cho phép bạn trở thành không chỉ một nhân viên tốt, giá trị mà còn là một người dễ chịu với người mà bạn muốn đối phó. Sự xuất hiện là tốt nhất thể hiện sự tôn trọng đối với người khác.

Các quy tắc giao tiếp tốt với đồng nghiệp

Khi bạn bắt đầu làm việc trong văn phòng và tìm hiểu đồng nghiệp của bạn, sau đó bắt đầu xây dựng mối quan hệ sẽ xác định khí hậu trong nhóm và kết quả của công việc tổng thể. Làm thế nào để cư xử để đưa họ vào chính mình? Hãy thân thiện với mọi người, nhưng đừng cố gắng gần gũi với một người ngay lập tức, hãy dành thời gian để tìm hiểu mọi người tốt hơn. Đừng ngần ngại hỏi nhân viên về công việc, nhưng lúc đầu không bắt đầu nói chuyện với họ. Đừng lo lắng, nếu bạn không thể tham gia vào nhóm ngay từ ngày đầu tiên, bạn sẽ không có gì sai trái. Luôn luôn cảm ơn các đồng nghiệp đã giúp đỡ họ và nhớ rằng bạn không thể vượt qua được các quy tắc về nghi thức giao tiếp kinh doanh.

Ví dụ:

• Không làm phiền các đồng nghiệp của bạn với các cuộc trò chuyện của bạn và không can thiệp vào các cuộc trò chuyện của người khác;
• Đừng đồn thổi và không lắng nghe những tin đồn, không nghe lén cuộc đối thoại điện thoại của người khác;
• Không thảo luận về sức khoẻ và chức năng cơ thể với đồng nghiệp;
• Không cố gắng thể hiện hoặc áp đặt ý kiến cá nhân của bạn vào bất kỳ dịp nào;
• Đừng trừng phạt bất cứ ai trong sự hiện diện của người lạ, ngay cả khi bạn có ba lần đúng, đột nhiên trở nên giận dữ - xin lỗi ngay lập tức;
• Đừng giả vờ rằng bạn bận rộn hơn người khác, đôi khi bạn có thể lịch sự yêu cầu các đồng nghiệp của bạn không làm tiếng ồn, nhưng hãy làm một cách lịch sự và không có cuộc gọi;
• Đừng ích kỷ, cố gắng không làm tổn hại đồng nghiệp của bạn trong sự nhiệt tình phục vụ để kiếm được một số lợi thế hoặc để xoa dịu sự ưu ái với cấp trên của bạn.

Và nguyên tắc chính về kinh doanh, cả nhân viên văn phòng và công chức nói: "Cần phải lịch sự, lịch thiệp, nhã nhặn và khoan dung khi giao tiếp với đồng nghiệp và ban giám đốc, không bao giờ xúc động đến cảm xúc của họ".

Quy tắc về phong tục điện thoại cho Thư ký

Ấn tượng đầu tiên của công ty thường được hình thành bằng cách liên lạc bằng điện thoại, và từ một ấn tượng đầu tiên xấu nó rất khó để thoát khỏi. Rất thường xuyên, khi bạn gọi cho một công ty trong một trường hợp, bạn có thể gặp một câu trả lời không liên quan gì đến các nghi thức kinh doanh hoặc các quy tắc đơn giản về lịch sự. Một số nhân viên trả lời qua điện thoại của doanh nghiệp như thể đang làm việc, một số khác thì không cần phải gọi một công ty hay phòng ban. Và mọi người đều biết cách giao tiếp trên điện thoại với những người có trình độ học vấn cao sẽ đáp ứng nhanh chóng, dễ chịu và thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ của họ.

Theo luật, thư ký trả lời điện thoại, nhưng không chỉ anh ta, nhưng tất cả nhân viên nên biết các quy tắc cơ bản của các nghi thức giao tiếp kinh doanh, điều quan trọng là phải quan sát khi giao tiếp bằng điện thoại.

• Không làm cho mọi người mong đợi câu trả lời, chỉ cần nhấc điện thoại và trả lời. Nếu bạn không thể nói, yêu cầu một cuộc gọi trở lại, không làm cho người gọi chờ đợi. Và để kết nối âm nhạc với đường dây để điền vào tạm dừng được coi là xấu hình thức.
• Ngay sau khi nhấc điện thoại, hãy chào, gọi cho công ty của bạn và tự giới thiệu. Nếu bạn làm việc trong một tổ chức lớn, bạn cần phải đặt tên cho một bộ phận cụ thể để giúp định hướng thuê bao.
• Khi ai đó yêu cầu người khác, hãy nhắn tin cho anh ta hoặc gọi lại sau.
• Trong suốt cuộc trò chuyện, hãy giữ cho mình trong tay và thậm chí với những khách hàng ngu si đần độn nhất hành xử một cách chính xác. Nếu một người "trên bờ vực", hãy giúp anh ta bình tĩnh lại, nhưng để đáp lại một sự sỉ nhục chỉ đơn giản là treo lên.
• Xem bài phát biểu của bạn và chọn từ, hãy nhớ rằng các thuật ngữ trong giao tiếp kinh doanh là hoàn toàn không phù hợp. Không bao giờ trả lời "aha" hoặc "about kei", chỉ "có", "tốt" hoặc "dĩ nhiên".
• Giữ điện thoại, chứ không phải giữa vai và cằm, nói rõ ràng và trực tiếp vào micrô, chứ không phải quá khứ. Và không bao giờ nói chuyện với miệng của bạn đầy đủ.
• Khi bạn gọi, chào và đặt tên cho chính bạn và công ty mà bạn đại diện. Nói một cách lịch sự, ngắn gọn và kinh doanh.

Nghi thức kinh doanh trong giao tiếp với du khách

Công chức và nhân viên văn phòng thường nhận được khách hàng trong văn phòng của họ. Cách cư xử tốt ở đây rất quan trọng, mọi người thích đối xử với người tôn trọng họ. Các quy tắc về giao tiếp và hành vi kinh doanh phải được quan sát trong mọi thứ: cả để gặp người khách ở cửa, giúp anh cởi quần áo, và không để anh ta đợi. Nếu bạn vẫn phải chờ đợi, hãy chắc chắn để xin lỗi, ngay cả khi đổ lỗi cho sự chậm trễ này không phải là bạn, hãy cho anh ta trà hoặc cà phê. Gặp gỡ mọi người một cách dễ chịu, với một nụ cười, cố gắng thiết lập mối liên hệ không chính thức, nhưng đừng bao giờ đùa cợt về bất cứ điều gì. Trong cuộc trò chuyện, hãy giữ khoảng cách, nhưng hãy chính xác, lịch sự và kiên nhẫn. Khách mời hộ tống đến cửa nội các như khách của họ.

Một âm thanh tốt trong các chữ cái kinh doanh

Các quy tắc của phép xã giao kinh doanh ảnh hưởng đến cả hình thức và nội dung, nội dung của bức thư. Trước khi viết, bạn cần lập kế hoạch để giúp đỡ ngắn gọn và rõ ràng bản chất của vấn đề. Điều quan trọng là phải tính đến một số quy tắc bắt buộc đối với thư từ kinh doanh.

1. Bức thư phải được viết thành thạo từ quan điểm của kiểu dáng, chính tả và chấm câu.
2. Các chữ cái chính thức được chấp nhận để in ra, đó là bằng chứng về sự tôn trọng đối với người nhận.
3. Theo các quy tắc của giai điệu tốt, không ai trong số các chữ cái, ngoại trừ những người biết ơn, không nên không được trả lời.
4. Bức thư phải được trang trí chính xác, các chữ cái kinh doanh được chấp nhận chỉ ghi trên giấy trắng A-4.
5. Luôn cung cấp thư của bạn ở dưới cùng bên trái và để lại chữ ký cá nhân, họ và tên viết tắt.
6. Khi áp dụng, thường là sử dụng từ "tôn trọng", và khi sử dụng đại từ cá nhân "bạn" viết nó bằng một chữ in hoa.

Kết luận

Siêng năng đạt được thông qua sự siêng năng và lặp đi lặp lại. Phấn đấu xuất sắc trong tất cả mọi thứ, tuyên bố các quy tắc của các nghi thức kinh doanh - giữ một cách nói chuyện và di chuyển, nhưng không dừng lại chỉ khi có những cách cư xử tốt, sửa chữa những thiếu sót của chính bạn, chú ý đến các đồng nghiệp, học cách kiên trì và kiên nhẫn, Đối với những người khác tôn trọng bình đẳng. Nếu bạn siêng năng trong công việc của mình, bạn sẽ sớm nhận ra những kết quả sẽ biến đổi cuộc sống của bạn.