Báo cáo quản lý: cơ sở cho việc biên soạn

Báo cáo quản lý là một tài liệu phản ánh các quy trình chính mà doanh nghiệp thực hiện trong kỳ báo cáo. Và mỗi tổ chức có quyền xác định độc lập các yếu tố cấu thành cụ thể của tài liệu đó. Chủ yếu, báo cáo tập trung vào người dùng của nó, và nội dung phụ thuộc vào yêu cầu của họ và loại thông tin mà họ quan tâm.

Tuy nhiên, như trong việc chuẩn bị bất kỳ tài liệu nào tại doanh nghiệp, có những nguyên tắc cơ bản về việc lập báo cáo về quản lý. Trước hết, nó phải đáp ứng nguyên tắc đơn giản. Không quá tải tài liệu với thông tin không cần thiết và không cần thiết cho một người dùng cụ thể, nó chỉ cần bao gồm các chỉ số quan trọng. Ngoài ra, kích thước của nó nên được xác định rõ ràng, ví dụ, một tờ định dạng A3. Điều này cũng giúp bạn lựa chọn những sự kiện thú vị và mang tính thông tin nhất. Nhưng điều chính: quản lý báo cáo phải tuân theo các nguyên tắc hiệu quả, đó là, nội dung của nó nên cho phép người sử dụng có biện pháp hiệu quả để cải thiện hoạt động của tổ chức. Đơn giản chỉ cần đặt, thông tin được cung cấp nên được kịp thời.

Thường xuyên soạn thảo tài liệu này sẽ cho phép người đứng đầu được đảm bảo hiệu quả hoạt động tốt hơn của công ty vì nhân viên sẽ hành động theo các hướng dẫn đã được phát triển. Ngoài ra, chuyên gia được yêu cầu phải thực hiện tất cả các công việc để hoàn thành báo cáo trong khoảng thời gian quy định. Trong trường hợp này, mọi thông tin phải rõ ràng với người quản lý liên kết cụ thể mà nó dự định. Các bản báo cáo quản lý được soạn thảo chính xác và đầy đủ phản ánh đầy đủ các hoạt động của doanh nghiệp và không gây ra các vấn đề bổ sung.

Vì nhân viên quản lý của doanh nghiệp có thể xác định nội dung của tài liệu này, hình thức cung cấp của nó cũng được lựa chọn theo ý riêng của mình. Có điều kiện, có ba cách để hiển thị thông tin: đồ họa, văn bản và dưới dạng một bảng. Theo nguyên tắc, chuyên gia dựa vào người dùng. Ví dụ, đối với người làm kế toán thì thuận tiện và dễ hiểu nhất là báo cáo dạng bảng, và tất cả các sửa chữa và giải thích có thể được cung cấp dưới dạng một văn bản. Mặc dù nhà đầu tư hoặc nhà phân tích dễ dàng hơn để đánh giá tình hình sử dụng đồ thị.

Một cách riêng biệt, tôi muốn nói về thời điểm báo cáo vì yếu tố này quyết định sự liên quan của nó, và do đó, tính kịp thời của các quyết định được đưa ra. Vì vậy, thường là một sự phân chia thành các tài khoản ngắn hạn và trung hạn được sử dụng, và cũng có một tài khoản định kỳ. Cách thứ hai bao gồm hiển thị các chỉ số cho phép phát triển các hoạt động cụ thể trong một thời gian dài, tức là để xác định các mục tiêu chiến lược của công ty.

Tài liệu phản ánh đầy đủ nhất tính năng động của doanh nghiệp là báo cáo quản lý ngắn hạn. Ví dụ của nó là dưới hình thức các bộ sưu tập hàng ngày và hàng tuần của các chỉ số, trên cơ sở đó họ phát triển các hoạt động cụ thể cho giai đoạn tiếp theo. Những người sử dụng chính ở cấp độ này là những người quản lý cấp trung.

Báo cáo quản lý trung hạn được biên soạn hàng tháng. Nó bao gồm không chỉ các chỉ số trong giai đoạn vừa qua mà còn cả các giá trị dự báo của hoạt động trong tương lai. Nó được cung cấp chủ yếu cho đội ngũ quản lý, vì họ có thể quyết định về sự cần thiết phải đưa ra một số điều chỉnh cho quá trình sản xuất. Một tài liệu như vậy có thể cung cấp hỗ trợ đáng kể cho công ty và duy nhất ảnh hưởng đến kết quả tài chính. Rốt cuộc, các nhà quản lý và người quản lý sẽ trông đợi điều gì sẽ xảy ra trong tương lai trong khi vẫn duy trì các vị trí trước đây.