Lọc nâng cao trong Excel: ví dụ. Làm thế nào để làm cho bộ lọc nâng cao trong Excel và làm thế nào để sử dụng nó?

Nhiều nhân viên của các tổ chức khác nhau người phải bằng cách nào đó làm việc với Mircosot Excel, cho dù kế toán thông thường và các nhà phân tích thường phải đối mặt với sự lựa chọn của một số giá trị từ một mảng rộng lớn của dữ liệu. Để đơn giản hóa nhiệm vụ này và đã được tạo ra bởi hệ thống lọc.

bộ lọc đơn giản và tiên tiến

Trong Excel cho thấy một bộ lọc đơn giản mà bắt đầu với "dữ liệu" tab - "Bộ lọc» (dữ liệu - Lọc trong phiên bản tiếng Anh của chương trình) hoặc sử dụng các phím tắt trên thanh công cụ, tương tự như một cái phễu hình nón để chuyển chất lỏng trong container với cổ hẹp.

Trong hầu hết các trường hợp, các bộ lọc hoàn toàn lựa chọn tốt nhất. Nhưng nếu bạn muốn thực hiện việc lựa chọn một số lượng lớn các điều kiện (và thậm chí trên nhiều cột, hàng và các tế bào), nhiều người đang tự hỏi làm thế nào để làm cho bộ lọc nâng cao trong Excel. Phiên bản tiếng Anh được gọi là nâng cao lọc.

Việc sử dụng đầu tiên của bộ lọc nâng cao

Trong Excel, hầu hết công việc diễn ra với các bảng. Thứ nhất, nó là thuận tiện, và thứ hai, trong một tập tin duy nhất, bạn có thể lưu thông tin trên một vài trang (tab). Phía trên bảng chính, đó là mong muốn tạo ra một vài dòng, trên cùng trong số đó là trái với nắp, đó là trong dòng dữ liệu sẽ phù hợp với các điều kiện của Excel lọc nâng cao. Sau đó, bộ lọc có thể sẽ được thay đổi nếu điều kiện đòi hỏi nhiều, bạn luôn có thể chèn vào đúng nơi ngay cả một dòng đơn. Tuy nhiên, đó là mong muốn rằng các điều kiện giữa các tế bào và các tế bào của dãy nguồn dữ liệu là một trong hàng unactuated.

Làm thế nào để sử dụng bộ lọc tiên tiến sang Excel, các ví dụ thảo luận dưới đây.

Áp dụng một bộ lọc

Trong các dòng bảng 1 và 2 được thiết kế cho một loạt các điều kiện, đường 4-7 - phạm vi dữ liệu nguồn.

Để bắt đầu để tham gia vào dòng 2 của các giá trị tương ứng, sẽ được đẩy lùi bởi bộ lọc tiên tiến trong Excel.

Bắt đầu từ bộ lọc bằng cách sử dụng phân định ô dữ liệu ban đầu, sau đó bạn phải chọn "Dữ liệu" tab và click "Nâng cao» (dữ liệu - Nâng cao, tương ứng).

Một màn hình sẽ hiển thị một loạt các ô được chọn trong "Nguồn Phạm vi". Theo ví dụ trên, dòng giả định giá trị «$ A $ 4: $ F $ 12" .

Những "điều kiện phạm vi" nên điền giá trị «$ A $ 1: $ F $ 2."

Cửa sổ cũng chứa hai điều kiện:

• lọc danh sách tại chỗ;
• sao chép các kết quả đến một địa điểm khác nhau.

Điều kiện đầu tiên cho phép sự hình thành của kết quả ngay tại chỗ, dưới sự di động phạm vi nguồn quy định. Điều kiện thứ hai cho phép để tạo ra một danh sách các kết quả trong một ban nhạc duy nhất, mà phải được quy định trong "Thêm kết quả đến phạm vi." Người sử dụng chọn một lựa chọn thuận tiện, ví dụ, cửa sổ đầu tiên, "Advanced Filter" trong Excel được đóng lại.

Dựa trên các dữ liệu nhập vào, bộ lọc sẽ hình thành bảng sau.

Khi sử dụng các thuật ngữ "Copy dẫn đến một vị trí" giá trị của 4 và 5 dòng được hiển thị trong phạm vi được xác định trước bởi người sử dụng. Phạm vi ban đầu sẽ không thay đổi.

Dễ sử dụng

Phương pháp mô tả là không thuận lợi, bởi vì đối với cải thiện thường sử dụng ngôn ngữ lập trình VBA, mà lên macro để tự động lọc tiên tiến trong Excel.

Nếu người dùng có kiến thức về VBA, nó được khuyến khích để nghiên cứu một số bài viết về chủ đề này và thực hiện thắng lợi kế hoạch của chúng tôi. Nếu bạn thay đổi các hàng của các tế bào 2, được phân bổ theo các bộ lọc nâng cao Excel, phạm vi của điều kiện này sẽ thay đổi cài đặt thiết lập lại ngay lập tức và bắt đầu một lần nữa trong phạm vi thích hợp sẽ hình thành các thông tin cần thiết.

truy vấn phức tạp

Ngoài làm việc với giá trị xác định một cách chính xác, bộ lọc nâng cao trong Excel, và có khả năng xử lý các truy vấn phức tạp. Đây là những nhập dữ liệu, nơi một phần của các nhân vật thay thế bằng ký tự đại diện.

Bảng biểu tượng cho các truy vấn phức tạp được liệt kê dưới đây.

Đó là giá trị biết rằng biểu tượng * có thể có nghĩa là bất kỳ số lượng ký tự. Đó là, khi bước vào giá trị "n *" trả về tất cả các giá trị, không phụ thuộc vào số ký tự sau chữ "n".

Dấu hiệu "?" Có nghĩa là chỉ có một nhân vật.

Bó AND và OR

Xin lưu ý rằng thông tin đưa ra trên một dòng trong "loạt các điều kiện" được coi là ghi lại trong một loạt các toán tử logic (AND). Điều này có nghĩa rằng một số điều kiện đồng thời thỏa mãn.

Nếu cùng một dữ liệu được ghi lại trong một cột, bộ lọc nâng cao trong Excel nhận khai thác hợp lý liên quan của họ (OR).

Bảng các giá trị có dạng sau:

bảng tóm tắt

Một cách khác để lọc dữ liệu bằng cách sử dụng lệnh "Insert - Table - Bảng tóm tắt» (Insert - Bảng - PivotTable trong phiên bản tiếng Anh).

Các bảng tương tự như hoạt động với một chọn sẵn dành riêng cho phạm vi dữ liệu và giá trị duy nhất được phân tích sau đó. Trong thực tế, có vẻ như công việc của một danh sách thả xuống của lĩnh vực duy nhất (ví dụ, tên của các nhân viên của công ty) và phạm vi của các giá trị được đưa ra lựa chọn của một trường độc đáo.

Những bất lợi của việc sử dụng các bảng tóm tắt sự cần thiết phải điều chỉnh bằng tay khi thay đổi các dữ liệu thô tự.

phần kết luận

Tóm lại, cần lưu ý rằng phạm vi của bộ lọc trong Microsoft Excel là rất rộng và đa dạng. Nó cũng đủ để áp dụng trí tưởng tượng và phát triển kiến thức và kỹ năng của riêng mình.

Bởi bản thân, bộ lọc rất dễ dàng để sử dụng và học hỏi, dễ dàng để hiểu làm thế nào để sử dụng bộ lọc tiên tiến trong Excel, nhưng nó được thiết kế cho các ứng dụng đòi hỏi phải có một lượng nhỏ thời gian để cung cấp thông tin sàng lọc để chế biến tiếp. Như một quy luật, nó không cung cấp cho công việc với các tập dữ liệu lớn do yếu tố con người bình thường. Có đến sự trợ giúp của công nghệ xử lý thông tin phức tạp hơn và tiên tiến trong Microsoft Excel.

macro phổ biến rất lớn, soạn thảo bằng ngôn ngữ của VBA. Chúng cho phép bạn chạy một số lượng lớn các bộ lọc, tạo điều kiện cho các giá trị lựa chọn và xuất ra các dãy thích hợp.

Macros thay thế thành công nhiều giờ làm việc trên bản vẽ lên Tóm lại, định kỳ và các báo cáo, thay thế phân tích lâu năm của số lượng lớn chỉ một cú nhấp chuột thứ hai.

Sử dụng macro biện minh và không thoải mái. Bất cứ ai đã gặp phải nhu cầu sử dụng, nếu muốn, sẽ luôn luôn tìm đủ nguyên liệu để phát triển kiến thức và phát hiện của họ câu trả lời cho câu hỏi này.