Hàng tồn kho máy tính: những gì, ở đâu, khi nào?

Mỗi công ty sớm hay muộn phải đối mặt với nhu cầu máy tính kiểm soát hàng tồn kho và các thiết bị khác, mà là một công ty sở hữu và đảm bảo công việc của mình. Tự động hóa các máy tính trên mạng được thực hiện thông qua việc sử dụng các phần mềm chuyên dụng chuyên nghiệp. Nhưng vì hiện nay thị trường đang tràn ngập nghĩa đen với các tính năng phần mềm khác nhau và các loại giá khác nhau, các nhà lãnh đạo đang ở trong một tình thế khó khăn trong việc chọn lựa giữa hàng chục giải pháp đề xuất. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn thực hiện sự lựa chọn đúng.

Trước hết, phải đưa vào máy tính chương trình tài khoản nên có thể trả lời ba câu hỏi: Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Nói cách khác, người quản trị hệ thống phải biết làm thế nào các thiết bị có sẵn cho các công ty, nó ở đâu và những gì xảy ra với anh.

1. "Cái gì?": Chương trình phải có khả năng tự động nhận được thông tin về số lượng máy tính được cài đặt trong các doanh nghiệp và thành phần của họ để xác định số thứ tự của các thành phần phần cứng và số giấy phép của tất cả các chương trình được cài đặt trên các máy tính khách hàng.

2. "Ở đâu?": Phần mềm kế toán nên cung cấp cho hệ thống quản trị khả năng phân chia một danh sách các máy tính trong tổ chức của bạn thành các nhóm, ví dụ, tùy thuộc vào vị trí của họ. Tính năng này đặc biệt phù hợp cho các công ty lớn với phức hợp kiến trúc mạng và một loạt các văn phòng và chi nhánh.

3. "Khi nào?": Máy tính phần mềm theo dõi nên có thể ghi lại đúng lịch sử của mỗi thành phần mạng có sẵn, hoặc các chương trình. Đã có một dải bộ nhớ thay thế cho người khác, cho dù những nơi sắp xếp lại hai màn hình, chống virus cho dù thời điểm đó được cập nhật - tất cả các thay đổi này phải được chụp và ghi lại trong nhật ký. Kể từ khi thiết bị máy tính là tùy thuộc vào sự thay thế thường xuyên, điều này rất hữu ích cho các doanh nghiệp thuộc tất cả các loại và kích cỡ.

Đây là ba khía cạnh chính mà cần phải chú ý khi lựa chọn một phần mềm kế toán máy tính trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, có một số tính năng mà sẽ rất hữu ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Đầu tiên, nó là khả năng tạo các báo cáo một cách nhanh chóng và trong các định dạng khác nhau (.doc, html, xls, pdf , csv, xml, txt ...). Báo cáo - công cụ chính của người quản lý CNTT. Không có khả năng tự phân loại các dữ liệu thu thập được và sự hình thành nhanh chóng của báo cáo thuận tiện có thể xóa tất cả các chương trình nhân phẩm.

Thứ hai, vai trò quan trọng bởi giao diện. Bạn phải hiểu rằng bạn làm với chương trình này để làm việc, vì vậy nó phải là trực quan và dễ sử dụng cho cá nhân bạn. Chương trình này sẽ cung cấp truy cập nhanh nhất đến các thông tin cần thiết về các thông số thiết bị.

Thứ ba, quản trị hệ thống là rất quan trọng để biết không chỉ những chương trình được cài đặt trên mỗi máy tính người dùng, mà còn để theo dõi sự sẵn có của giấy phép phần mềm được sử dụng bởi người lao động. Điều này giúp giết hai con chim với một đá: cho phép thời gian gia hạn giấy phép trên một phần mềm đã mua và giúp ngăn ngừa việc sử dụng giả hoặc phần mềm bị hack, trong đó, theo số bài viết 146 Bộ luật hình sự, sẽ bị trừng phạt của pháp luật. Cần lưu ý rằng mỗi mục trong danh sách phải được xác nhận bởi các tài liệu liên quan để thanh toán, xác nhận quyền sử dụng. Tài liệu nên sẵn sàng cho giao hàng bất cứ lúc nào.

Phương pháp cho vấn đề lựa chọn các máy tính trên các tổ chức phần mềm kế toán mạng cần phải cẩn thận và cố ý, cân nhắc "ưu" và "khuyết điểm". Chỉ trong trường hợp này bạn sẽ có được công cụ tốt nhất giải quyết vấn đề của bạn.